Microsoft Teams - Planner im Detail | New Horizons Training Solutions

Liebe Leser und Leserinnen,

heute ist der zweite Teil unserer Microsoft Teams Reihe dran. Falls Sie sich erstmal einen Überblick über Teams verschaffen möchten, lesen Sie gerne zunächst den ersten Teil der Reihe.

Im heutigen Beitrag soll es um den Microsoft Planner gehen.
Planner ist eine App, die nicht automatisch in der Anwendung von Teams inkludiert ist. Sie kann bei Bedarf extra hinzugefügt werden.
Ziel dieser App ist es, Aufgaben innerhalb eines Teams zu organisieren und einen Überblick über Aufgabenvolumen, Auslastung der Mitarbeiter und Zielerreichung zu haben.

Aufbau und Funktion der App

Planner besteht aus einem Ticketsystem und Buckets, die nach den eigenen Bedürfnissen und Vorlieben gestaltet werden können. Die nachfolgende Beschreibung ist also nur ein Beispiel, Sie können die App auch ganz anders verwenden.

Die sogenannten Buckets sind Sammelstationen für die einzelnen Tickets oder Kärtchen. Die Buckets können Sie nach Belieben benennen und hinzufügen bzw. löschen.
Üblicherweise werden die Buckets nach dem Status der Aufgabe benannt, also Bucket 1: Auftrag, Bucket 2: Warte auf Information, Bucket 3: Fertig für Bearbeitung, Bucket 4: In Bearbeitung, Bucket 5: Qualitätsanalyse. Sie können diese Stationen auch ganz anders benennen, je nachdem wie ihr Team funktioniert.

Gibt es nun eine neue Aufgabe für ihr Team, können Sie diese als Kärtchen anlegen, indem Sie unter dem Bucket, in dem die Aufgabe als erstes erscheinen soll, auf das Plus klicken. Daraufhin geht ein leeres Kärtchen auf. Hier können Sie die Aufgabe benennen, ein Start und Enddatum eingeben, die Aufgabe einzelnen Teammitgliedern zuweisen, eine Beschreibung einfügen, Daten anhängen oder kleine Teilschritte definieren.
Mit einem Klick auf “Aufgabe hinzufügen” speichern Sie das Ticket und es erscheint als Aufgabe. Zugewiesen Personen erhalten eine Mail mit der Information, dass Ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen wurde.
Das Ticket kann nun auch von den anderen Teamspielern bearbeitet und verschoben werden.
So hat das ganze Team einen Überblick über anstehende und laufende Aufgaben sowie über die Auslastung jedes einzelnen Teampspielers.

Andere Formate

Microsoft Teams ist innerhalb von Office 365 verfügbar.
Wenn Sie kein Office 365 haben aber sich für ein solches Tool interessieren, können Sie zum Beispiel Trello oder Asana nutzen. Diese Web Anwendungen funktionieren ähnlich wie Planner, sind aber herstellerunabhängig und sind vom Aufbau und Design etwas anders.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit diesem Beitrag eine neue Idee geben, Ihre Aufgaben zu organisieren.

Ihr Team von New Horizons